Röll, [Victor] von (Hrsg.): Enzyklopädie des Eisenbahnwesens. 2. Aufl. Bd. 10. Berlin, Wien, 1923.

nicht durch Tradition geregelt ist, meist im Ermessen des Beamten. Die Ein- und Ausgänge werden in ein Registraturbuch oder eine Kartei nach sachlichen Gruppen und nach Namen (alphabetisch), gegebenenfalls auch nach Orten eingetragen. Neuerdings hat sich bei den Eisenbahnen in den Vereinigten Staaten die – keineswegs einfache – einheitliche Registraturführung nach dem Dezimalsystem vielfach eingebürgert (s. u.). Wertvolle Urkunden werden in feuersicheren Gewölben aufbewahrt.

Die Grundlage der älteren staatlichen Registratur bildet das „Geschäftsbuch“. Jedes eingehende Schriftstück wird mit einer Nummer versehen und unter dieser eingetragen. Die Art der Erledigung wird gleichfalls im Geschäftsbuch vermerkt, das auch eine Spalte enthält für die Bezeichnung des Aktes, dem das Schriftstück einverleibt wurde (s. auch „Akten“). Alle Eingänge wurden ausnahmslos in das Geschäftsbuch eingetragen. Die Geschäftsbücher wuchsen rasch an, ihre Führung erforderte allein oft mehrere Arbeitskräfte. Die Zahl der Geschäftsnummern bildete für die Dienstvorstände einen Beleg für den Umfang ihres Geschäftes. Jedes, auch das unbedeutendste Aktenstück, wurde in den Registraturen aufbewahrt.

Die preußische Staatseisenbahnverwaltung führte bei ihrer Neuordnung von 1895 das Weglegeverfahren ein. Zu den Akten wird nur genommen, was dauernden Wert besitzt, alles übrige wird weggelegt. Die Weglegesachen werden zwar noch eine bestimmte Zeitlang aufbewahrt, belasten aber den Registraturdienst nicht weiter. Da viele Schriftstücke zwar nicht von dauerndem Wert, aber doch im Akt noch bis zur endgültigen Erledigung des Gegenstandes benötigt sind, wird anderwärts (Bayern) unterschieden zwischen Aktensachen („A“), die dauernden Wert besitzen, gewöhnlichen Weglegesachen („W“), die zunächst in die Akten eingelegt werden und 1 Jahr darin verbleiben und sofortigen Weglegesachen („SV“), die sofort weggelegt werden.

Die preußische Neuordnung hat die Geschäftsbücher teils ersetzt, teils ergänzt durch „Arbeitslisten“ des bearbeitenden Bureaubeamten.

Die bayerische Neuordnung hat sämtliche Geschäftsbücher und Arbeitslisten beseitigt und einen einheitlichen Registraturplan für die gesamte V., Ministerium, Eisenbahndirektionen und zentrale Ämter aufgestellt. Bei den amerikanischen Eisenbahngesellschaften werden die Registraturpläne meist nach dem „Dezimalsystem“ geordnet (die erste Stelle der Zahl bedeutet die Hauptgruppe, die nächste die erste Untergruppe u. s. w.: s. Williams „Railroad Correspondence File“, Library Bureau, Boston). Die bayerische Registraturordnung bedient sich des Buchstabensystems und setzt die Zeichen für die einzelnen Akten nach mnemotechnischen Grundsätzen fest. So bezeichnet B die Hauptgruppe Betrieb, V Verkehr, P Personalwesen u. s. w. Durch kleine Buchstaben wird die Untergruppe bezeichnet Vo Eisenbahnverkehrsordnung, Bo Betriebsordnung, Vw Wagendienst, Wwü Vereinswagenübereinkommen.

Die einheitliche Festsetzung des Registraturplanes für die gesamte V. hat den Vorzug, daß die Aktenbildung nach einem durchdachten Plan erfolgt, daß der gleiche Gegenstand im Ministerium und bei den Eisenbahndirektionen dem gleichen Akt einverleibt wird, zusammengehörige Gegenstände, auch wenn sie mehrmals zwischen Direktion und Ministerium hin- und herlaufen, doch immer wieder in den gleichen Akt kommen und das Geschäft der Registraturbeamten bei der Behandlung des Ein- und Auslaufes wesentlich erleichtert wird. Ein einlaufendes Schriftstück, das früher die Geschäftsnummer und das Aktenzeichen erhielt, bekommt nur noch das Referats- und das Aktenzeichen. Auch die Erledigung erhält als Geschäftszeichen lediglich das Aktenzeichen. Man zitiert „Entschließung 9/Vo vom 7. 5. 1910“. Der Registraturbeamte, der ein Aktenstück sucht, braucht nicht erst im Geschäftsbuch nachzusehen, sondern findet es ohneweiters nach dem Geschäftszeichen. Um auch das Auffinden solcher Schriftstücke zu erleichtern, deren Aktenzeichen und Datum nicht bekannt ist, besteht in jeder Registratur eine Sach- und Namenkartei.

Die Einfachheit dieses Registratursystems ermöglicht es, mit einem sehr geringen Personalstande auszukommen und neu zugeteiltes Personal in kurzer Zeit in den Dienst einzuführen. Die Akten werden ausschließlich in staubdichten, mit Schiebetüren versehenen Schränken verwahrt.

Die preußische und bayerische Neuordnung haben vielfach die registraturmäßige Behandlung der Gegenstände in die Hand des sie bearbeitenden Bureaubeamten gelegt. Der Bureaubeamte ist sein eigener Registratur. Zentrale Registraturen mit besonderem Personal bestehen nur für solche Akten, mit denen regelmäßig mehrere Beamte zu arbeiten haben. Durch diese Dezentralisation des Registraturdienstes wird die Hauptregistratur entlastet und der Geschäftsgang beschleunigt. Der Bureaubeamte hat jederzeit seine Akten bequem zur Hand. Zugleich tritt eine wirtschaftliche Personalverwendung ein, indem die bureaumäßige Bearbeitung, die registraturmäßige Behandlung und bei urschriftlichem Verfahren auch die kanzleimäßige Erledigung in einer Hand vereinigt ist, ohne daß dem Beamten damit eine fühlbare Mehrarbeit erwächst.

Auch die Anlage der Akten wurde vereinfacht. An die Stelle der Rückenheftung traten einfachere und dabei zweckmäßigere Verfahren (Schnellhefter, bayerisches Schnürheftverfahren mit dreifacher Lochung), die das Einheften durch beliebige Arbeitskräfte in schnellster Weise gestatten und doch die nötige Sicherheit gegen Verlust bieten.

Für die einzelnen Dienststellen und Registraturabteilungen werden verschiedenfarbige Aktendeckel gewählt, um ein Verschleppen der Akten zu verhindern.

Die abgeschlossenen Akten werden zurückgelegt. Ihre Aufbewahrungszeit ist je nach dem Inhalt verschieden und in den Registraturordnungen geregelt. Allgemeine Akten dürfen in der Regel nicht vernichtet werden. Abgeschlossene, für den laufenden Dienst nicht mehr benötigte, aber historisch wichtige Akten werden Archiven einverleibt.

Die Inspektionen und äußeren Dienststellen besitzen keine Registratur. Sie erhalten die notwendigen Dienstanweisungen und amtlichen Blätter und führen nur einige wenige Akten, in denen wichtige Stücke von dauernder Bedeutung verwahrt werden. Sonst wird alles weggelegt.

Bei den bayerischen Staatseisenbahnen sind anläßlich der Neuordnung vom Jahre 1907 1400 Geschäftsjournale, die alljährlich mit vielen Tausenden von Einträgen angefüllt wurden, beseitigt worden. Die Zahl der laufenden Akten und das Kanzlei- und Registraturpersonal wurde auf weniger als die Hälfte vermindert.

h) Photochemische Vervielfältigung.

Erhebliche Sach- und Personalersparnisse können durch eigene Vervielfältigungsanstalten erzielt werden, wie sie beispielsweise bei der Eisenbahndirektion München für das bayerische Netz des Reichsverkehrsministeriums bestehen.